Untis MultiUser kann wahlweise eine MySQL 5-, oder Microsoft Access-Datenbank zugrunde liegen, der Zugriff auf die Tabellen erfolgt über ODBC. Die Aktualisierung der Daten verläuft asynchron, d.h. alle 10 Sekunden überprüft Untis automatisch, ob andere Benutzer Änderungen durchgeführt haben und aktualisiert ggf. die Information.

Untis MultiUser ist mandantenfähig, d.h. auf einer Datenbank können mehrere Schulen, pro Schule mehrere Schuljahre und pro Schuljahr bis zu 255 verschiedene Versionen gespeichert werden. Eine Version eines bestimmten Schuljahres einer bestimmten Schule entpricht dabei dem Datenbestand einer bisherigen .gpn-Datei.