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In größeren Schulen ist es üblich, dass mehrere Personen an der Stunden- und Vertretungsplanung arbeiten. Zudem sind vor allem Berufsschulen und Berufsbildende Höhere Schulen häufig in Abteilungen gegliedert, wobei jede Abteilung von einer Person bearbeitet wird.

Ein gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Personen ist bei der Verwendung von .gpn Dateien nicht möglich, da auf die .gpn Datei immer nur ein Anwender mit Schreibrechten zugreifen kann. Dadurch besteht die Gefahr von unnötigen Zeitverzögerungen bzw. Fehlern beim Austausch der .gpn- Dateien - wenn etwa nicht die aktuellste .gpn-Datei weitergegeben wird.

Mit Untis MultiUser treten derartige Probleme nicht auf, da es hier mehreren Benutzern möglich ist, gleichzeitig am selben Datenbestand zu arbeiten. Technisch geschieht dies dadurch, dass die Daten in einer Datenbank gehalten werden.

schema_multiuser

Daraus ergeben sich eine Reihe von Vorteilen:

•	Die Dateneingabe (Stammdaten, Unterricht etc.) kann gleichzeitig von mehreren Personen durchgeführt werden.

•	Stammdaten können im Sekretariat gepflegt - beispielsweise E-Mail Adressen ergänzt oder Telefonnummern korrigiert - werden, während der oder die Stundenplaner am Stundenplan arbeiten.

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Untis MultiUser verfügt über ein Berechtigungssystem. Anwender im Sekretariat können dabei beispielsweise nur die Berechtigung haben, gewisse Fenster zu öffnen oder bestimmte Funktionen aufzurufen - das minimiert unbeabsichtigte Fehler. Welche Benutzergruppe über welche Rechte verfügt, können Sie selbst festlegen.

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Abteilungen können unabhängig voneinander den jeweiligen Abteilungsstundenplan erstellen, wobei die Abteilungs-Daten aber voll integrierter Teil des Gesamtdatenbestandes der Schule sind. Abteilungsübergreifende Ressourcen (Lehrer, Räume) können so wesentlich einfacher verplant und Gesamt-Schulstatistiken problemlos erstellt werden.

•	Wesentlich flexibler wird auch die Arbeit mit dem Modul Vertretungsplanung. Die Absenzeingabe kann beispielsweise unabhängig vom Vertretungsplaner zeitgleich im Sekretariat erfolgen.

•	Zudem kann der Stundenplaner eine Stundenplanänderung in einer neuen Periode durchführen, während der Vertretungsplaner im selben Datenbestand die tägliche Vertretungsplanung erledigt. Der Import der Vertretungsdaten in den neuen Stundenplan entfällt damit.