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Untis MultiUser kann wahlweise eine MySQL -, MS SQL -, oder Microsoft Access-Datenbank zugrunde liegen, der Zugriff auf die Tabellen erfolgt über ODBC. Die Aktualisierung der Daten verläuft asynchron, d.h. alle 10 Sekunden überprüft Untis automatisch, ob andere Benutzer Änderungen durchgeführt haben und aktualisiert ggf. die Information. Bei Verwendung von Microsoft Access muss die Applikation nicht zwingend installiert sein, für die Verbindung zur Datenbank reicht auch die Installation des ODBC-Treibers.

Das Verwenden von Untis MultiUser schließt das Arbeiten mit .gpn-Dateien nicht aus, das Übertragen von Datenbeständen in eine .gpn-Datei ist genauso möglich, wie das Überspielen einer bestehenden .gpn-Datei auf die Datenbank. Näheres dazu finden Sie im Kapitel „ Datenbank und .gpn-Datei “.

Bedienung über das Internet

Bei Verwendung einer MySQL Datenbank kann Untis MultiUser auch leicht über das Internet bedient werden. Damit wird es möglich, dass etwa mehrere Abteilungen, die örtlich weit von einander entfernt sind, zeitgleich am Stundenplan arbeiten. Jede Abteilung hat dabei die aktuelle Information über den Planungszustand der abteilungsübergreifenden Ressourcen.

Mandantenfähig

Untis MultiUser ist mandantenfähig, d.h. auf einer Datenbank können mehrere Schulen, pro Schule mehrere Schuljahre und pro Schuljahr bis zu 255 verschiedene Versionen gespeichert werden.

Eine Version eines bestimmten Schuljahres einer bestimmten Schule entspricht dabei dem Datenbestand einer bisherigen .gpn-Datei.

Datenbank reorganisieren

Wenn Sie Microsoft Access als Datenbank verwenden und die Geschwindigkeit von Untis MultiUser nachlässt oder die .mdb-Datei zu groß wird, empfiehlt es sich, die Datenbank zu reorganisieren. Dafür muss Microsoft Access auf Ihrem Computer installiert sein. Öffnen Sie die Datei gpUntis.mdb und gehen Sie auf den Menüpunkt 'Office | Verwaltung | Datenbank komprimieren und reparieren' (in MS Access 2000 finden Sie diese Verarbeitung unter „Extras | Datenbank-Dienstprogramme | Datenbank komprimieren und reparieren)“.